Son tantos los motivos por lo que es interesante estar informado sobre
sostenibilidad en eventos, que te damos uno más: ahorrar dinero en tu
evento. Para ello hemos pedido a algunas de las personas que más saben
sobre eventos sostenibles unos tips sobre qué puedes hacer, no solo
‘mejor´, sino ‘más barato´.
Estos son algunos consejos que nos dan Javier Sánchez, Director of
Strategy and Business Development de Acciona Producciones y Diseño, y
actual presidente del GMIC Spain, Ank van Helvoirt, fundadora de
Incentives Barcelona, María Carnivel, socia directora de Lamar de
Eventos, Guy Bigwood, MCI Group Sustainability Director y Alberto Gómez,
fundador de Ephymera Sostenibilidad:
Sobre gadgets, bolsas y otras fruslerías...
•
Cut the crap! Elimina lo que no aporta valor, aconseja Guy, como los
inserts o anuncios en las bolsas de los congresos... Nadie los lee y
cuestan dinero en producción y manipulación.
• Puestos a eliminar,
¿por qué no eliminas las bolsas de congresos? La gente viene con bolsa,
¡tiene mil en casa! Eso si no se la han dejado en el hotel el primer
día.
• ¿Qué mejor regalo que tu propio producto? Para Expodental,
Lamar de Eventos emplazó una venenciadora con el conocido vino dulce de
Málaga que no solo le salió más económico, sino que atrajo a muchos a su
stand, a lo que se les regalaban un pack de productos gourmet típicos
en envases reciclables... que todos se llevaron, esta vez sí, a casa.
Recicla que algo queda
•
Reutiliza todo lo que puedas, por ejemplo, la señalética: si quitas la
fecha y el logo del evento puedes reaprovechar un 20% o 40% de la
cartelería para otro evento.
• ¡Pon a trabajar a tus invitados! En
el MOVE de Vodafone se les pidió a los asistentes que entregaran sus
acreditaciones al marcharse con el objeto de reutilizar los lanyers, las
envolturas de plástico y las tarjetas.
Comer, beber, ahorrar
•
Go Veggie! La carne y el pescado es la ‘parte del león´ de tu
presupuesto en catering... ¿Por qué no te atreves con menús
vegetarianos? Son más baratos, más saludables y mejores para el medio
ambiente...La gente puede quedarse muy sorprendida y encantada de probar
cosas nuevas...
• Poner el agua en jarras no es ‘cutre´: si
sirves agua del grifo en botellas acompáñala de una tarjeta donde
explicas el porqué... Cuando lo explicas no solo quedas bien, es que se
ve todo de otra manera.
• Pide productos locales y de temporada;
no solo son más baratos (no tener que transportarlos ahorra mucho
dinero), es que son mejores.
• Exige a tu proveedor de catering
por un lado, y a tu cliente por el otro, que confirmen al máximo la
asistencia de los participantes y planifiquen la cantidad de comida, no
solo de platos, sino también de cantidad por persona.
Paso a paso
•
Andar es gratis, además de muy saludable. Que en tu destino tus
participantes puedan ir andando del hotel al venue y a los restaurantes,
debería ser un must.
• Por supuesto hay multitud de transportes
alternativos que puedes utilizar si puedes diseñar una ruta tranquila:
bicis, patines, carricoches, etc.; son más baratos, más divertidos, más
sanos...
• ¿Avión vs tren? El avión es miles de toneladas de C02
más contaminante que el tren. Este, sin embargo, va ‘a más´: más rápido,
más cómodo, más destinos... y no tendrán que quitarse los zapatos. Haz
números.
• Anima a tus invitados a hacer car sharing y a compartir
taxis, puedes crear una plataforma online dentro del evento para que se
organicen.
Ahorra en la cadena de suministro
•
Procura que tus proveedores no cometan ‘pecados insostenibles´: que el
equipo de producción retire sus residuos y los separe, que los
encargados de iluminación apaguen las luces en momentos que no se
necesitan...
• Elige una sede sostenible. Para un organizador es
muy difícil ser sostenible si el espacio donde se realiza su evento y
sus proveedores no lo son. Y la oferta es cada vez mayor... y si lo
hacen bien, deberían además ser más baratas en sus costes.
• Busca sinergias; por ejemplo ¿puede tu destino dejar gratis el transporte público a los asistentes de un congreso?
Be smart...
•
Aplica el sustainable design en tu escenografía. En una convención,
cuenta Alberto, la inmensa estructura de madera y acero para el video
mapping acabó en el contenedor, lo que generó 5,4kg de basura por
asistente. Al año siguiente se le pidió al constructor que fabricara el
escenario de forma que se pudieran separar el acero y la madera. Cuando
terminó el evento se tardó solo 30 minutos en desmontar el escenario.
•
¿Es cierto o te lo parece? Aunque hemos hablado de las ‘pijadas
ecológicas´ estaría bien que te hicieras este planteamiento: tienes un
evento en medio del campo y necesitas menaje desechable; para 100 pax el
de plástico cuesta 18 euros y el biodegradable de wasara 80... pero
realmente ¿estás teniendo también en cuenta los costes ocultos de
transporte y manipulación de deshacerte del plástico?
• Y, por
supuesto, aprovéchate de la nueva era ¡Sé digital! Pen drives, apps,
códigos QR, streaming, redes sociales, tablets, digital screens...
realmente ¿quién necesita el papel u otros soportes convencionales?